از وظایف حسابداران، تحریر دفاتر قانونی و ارائه به اداره دارایی جهت رسیدگی به اظهارنامه مالیاتی شرکت می‌باشد. این دفاتر فقط یکبار در هر سال مالی نوشته می‌شوند و امکان تعویض و تکرار نخواهند داشت به همین علت باید با دقت زیادی نوشته شوند. در صورتی که در نگارش دفاتر موارد قانونی به طور کامل رعایت نشود، مشکلاتی از جمله رد دفاتر از سوی دارایی رخ می‌دهد.
تحریر دفاتر قانونی منطبق بر یک دستورالعمل خاصی می‌باشد. با دانستن جزئیات آن، نوشتن هر نوع دفتر قانونی حسابداری به آسانی انجام می‌گیرد. در این مقاله به بررسی برخی نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی می‌پردازیم.
نکات تحریر دفاتر قانونی
- نوشتن دفاتر با مداد و یا ابزارهایی که به سهولت قابل محو شدن می‌باشد، ممنوع است. بهتر است با خودکار و یا روان نویس مشکی نوشته شود و از تیغ و لاک نباید استفاده شود.
- در صورت بروز اشتباه، با خودکارقرمز روی اشتباه خط کشیده و صحیح آن با خودکارمشکی بالای آن نوشته شود.
- دفاتر حتی با وجود نرم‌افزارهای حسابداری هم، حتما باید بصورت دستی نوشته شود.
- در شرکت‌هایی که از نرم افزار مالی استفاده می‌شود، خلاصه ای از عملیات ماهانه که در نرم افزارهای مالی وارد شده است، تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.
- تمامی عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه، حداکثر تا پانزدهم ماه بعد، در دفتر کل وارد شود.
- انتهای حساب در دفترکل و انتهای اسناد در دفتر روزنامه با یک خط مورب بسته شود.
- باید از دفاتر همان سال برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال استفاده شود. ثبت رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
- تاخیر در ثبت دفتر، به تشخیص اداره امور مالیاتی اگر به قصد سو استفاده نباشد، تا ۱۵ روز مجاز می‌باشد.
- تاخیر در ثبت برای شرکت جدید التاسیس، تا ۳۰ روز از تاریخ تاسیس مجاز است.
- اعداد همواره در سمت راست نوشته شود .
- روی سطر، بدون خط خوردگی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد، نوشته شود.
- اولین سطر هر صفحه، منقول از صفحه قبل و آخرین سطر هر صفحه، نقل به صفحه بعد باشد.
- آخرین سطر هر واقعه مالی، مربوط به نقل شماره سند حسابداری باشد.
- هنگام ثبت آرتیکل، ابتدا حسابهای بدهکار و سپس حسابهای بستانکار ثبت شود. هر حساب در یک سطر دفتر روزنامه ثبت شود.
- شماره سریال اسناد حسابداری در هر سال از شماره یک شروع و به طور مسلسل تا پایان سال ادامه خواهد یافت.
- جمع پایان هر صفحه باید به ابتدای صفحه بعد انتقال داده شود. بنابراین در انتهای صفحات، جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد. تنها در صورتی که کل سند در یک صفحه درج نشود، به صفحه بعد منتقل شده و جمع بدهکار و بستانکار در آن صفحه یکسان نمی‌شود.
- در جمع سطور، دو ردیف می‌باشد که ردیف بالا مربوط به جمع صفحه و ردیف پایین مربوط به جمع صفحه قبل می‌باشد.
- گردش حساب بدهکار و بستانکار در دفترکل، در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می‌گردد و این مانده به ترازنامه منتقل می‌شود .
- موسسات دارای شعبه، با توجه به روش‌های حسابداری خود، مکلفند خلاصه عملیات شعب خود را، در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، حداقل سالی یک بار، و در غیر این صورت، ماه به ماه در دفاتر موسسه ثبت کنند.
- دفاتر قانونی یک ماه قبل پایان سال مالی، به دست موسسه رسیده که می‌بایست تکمیل و بعد به سازمان امور مالیاتی تحویل شوند
- اشخاصی که حسابهای خود را در دفتر مشترک روزنامه و کل نگهداری می‌کنند، مکلفند برای ثبت عملیات خود دفتر کل جداگانه نیز نگهداری کنند.
دلایل رد دفاتر قانونی
- دفاتر به نحوی از پلمپ خارج شود و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) در حاشیه.
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور.
- تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
- سفید گذاشتن در صفحات بیش از حد معمول و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.در صورتیکه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهد بود. سفید ماندن ذیل صفحات دفتر، در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌کند.
- بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی. بستانکار شدن حسابهای بانکی و نقدی مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب‌ها یا دریافت و پرداخت باشد، در این صورت موجب رد دفتر نیست.
- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و کل، بیش از حد مجاز.
- اشتباه در ثبت یک رویداد به شرطی که در همان سال و بر اساس استانداردهای حسابداری اصلاح نشود.
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده. دفاتری که در آن‌ها چیزی نوشته نشده باشد نیز، باید تحویل داده شود.
- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال‌های قبل.
- منطبق نبودن مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی، در مورد اشخاصی که از سیستم‌های مالی استفاده می‌کنند.
- ثبت هزینه و درآمد و هر قلم مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز.
- تقدم ثبت یک یا چند معامله نسبت به تاریخ وقوع آن‌ها.
- عدم ثبت خلاصه عملیات شعب در دفاتر مرکز، طبق مقررات ماده ۱۴ آیین نامه.
با گرفتن گزارشات از نرم افزار حسابداری، تحریر دفاتر قانونی خود را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید. ما بهکانت را به شما پیشنهاد می‌دهیم. سامانه حسابداری آنلاین بهکانت نمونه‌ی خوبی از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین است که محصول شرکت بهساد با بیش از ۲۳ سال سابقه در ارائه نرم‌افزارهای مختلف می‌باشد. بهکانت را کاملا رایگان استفاده کنید و با اطمینان کامل آن را خریداری نمایید. اگر سوال، مشکل و یا پیشنهادی داشتید با ما در میان بگذارید.